03/11/2026
Le contrat de prestation encadre la collaboration entre une entreprise ou un professionnel et un secrétaire indépendant. Il permet de définir précisément les missions confiées, les modalités d’intervention, le prix et les responsabilités de chacun.
Ce document est particulièrement utile lorsque le secrétaire intervient à distance, traite des informations confidentielles ou assure des tâches récurrentes : gestion d’agenda, permanence téléphonique, préparation de documents, saisie administrative ou suivi de dossiers.
La relation doit rester une véritable prestation indépendante. Le secrétaire organise en principe librement son travail et ne doit pas être placé dans une situation de lien de subordination juridique permanent. À défaut, la relation pourrait être contestée et faire l’objet d’une demande de requalification en contrat de travail, notamment auprès de l’Urssaf ou du conseil de prud’hommes.
Le contrat doit commencer par l’identification complète du client et du prestataire : dénomination ou nom, adresse, statut juridique, numéro SIREN ou SIRET, représentant habilité et coordonnées professionnelles. Le secrétaire indépendant doit également préciser son régime de TVA lorsqu’il est concerné.
La description des missions constitue le cœur du contrat. Il est préférable d’éviter une formule trop générale comme « assistance administrative » et de détailler les tâches attendues :
Le contrat peut aussi prévoir ce qui n’est pas inclus, les outils utilisés, les interlocuteurs autorisés à donner des instructions et les délais indicatifs. Cette précision limite les demandes hors périmètre et facilite la facturation des prestations supplémentaires.
Le contrat doit indiquer le mode de rémunération : tarif horaire, forfait par tâche, forfait mensuel ou combinaison de plusieurs formules. Il est utile de préciser l’unité de facturation, le nombre d’heures incluses dans un forfait, le prix des heures supplémentaires et le traitement des demandes urgentes.
Les modalités suivantes méritent également d’être écrites :
Entre professionnels, le délai de paiement ne peut généralement pas dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois si cette modalité est prévue et respecte les règles applicables. Les pénalités de retard doivent figurer dans les conditions de règlement, conformément à l’article L441-10 du Code de commerce.
Un secrétaire indépendant peut accéder à des informations sensibles : coordonnées de clients, dossiers médicaux, données comptables, identifiants ou échanges commerciaux. Une clause de confidentialité doit définir les informations protégées, les personnes pouvant y accéder, la durée de l’obligation et les mesures attendues en cas de perte ou de divulgation.
Lorsque le prestataire traite des données personnelles pour le compte du client, le contrat doit aussi intégrer les exigences de l’article 28 du RGPD. Il convient notamment de préciser :
Une clause spécifique est recommandée lorsque le secrétaire utilise des outils de stockage en ligne, un logiciel de gestion client ou une solution d’intelligence artificielle.
Pour éviter les désaccords, le contrat peut prévoir les livrables attendus, leur format, les délais de validation et le nombre de corrections incluses. Il doit également répartir les responsabilités : le client reste responsable de l’exactitude des informations et des instructions transmises, tandis que le prestataire répond de l’exécution conforme de sa mission.
Une clause de responsabilité peut encadrer les dommages indirects ou prévoir un plafond, sous réserve des limites légales. Il est prudent de vérifier l’existence d’une assurance responsabilité civile professionnelle, surtout si le prestataire manipule des documents importants.
Si le secrétaire crée des modèles, tableaux, supports ou procédures spécifiques, le contrat doit indiquer les droits cédés au client. En matière de droit d’auteur, une cession doit être écrite et préciser les droits concernés, leur destination, leur durée et leur territoire, conformément au Code de la propriété intellectuelle.
Le contrat peut être conclu pour une durée déterminée, renouvelable, ou pour une durée indéterminée. Dans ce dernier cas, il faut prévoir un préavis raisonnable et les modalités de résiliation : notification par courriel avec accusé de réception, lettre recommandée ou tout autre moyen convenu.
Une clause de résiliation immédiate peut être prévue en cas d’impayé, de violation grave de la confidentialité ou de manquement répété. Le contrat doit aussi organiser la fin de la collaboration : paiement des prestations réalisées, restitution des accès, transfert des dossiers et suppression des données.
Enfin, le document peut déterminer le droit applicable, le tribunal compétent et une éventuelle étape de résolution amiable. Toute clause doit rester cohérente avec le statut réel des parties et les règles impératives applicables.
Une prestation peut parfois être conclue oralement, mais l’écrit est fortement recommandé. Il sert de preuve sur le contenu de la mission, le prix, les délais et les obligations de confidentialité.
Le client peut fixer des délais, des plages de disponibilité convenues ou des rendez-vous nécessaires à la mission. En revanche, un contrôle quotidien comparable à celui exercé sur un salarié peut contribuer à caractériser un lien de subordination.
Oui, l’indépendance implique généralement la possibilité de développer une clientèle multiple. Une clause d’exclusivité doit être justifiée, proportionnée et compatible avec le statut du prestataire.
Le contrat doit le préciser. Le client peut fournir ses outils pour des raisons de sécurité ou de compatibilité, tandis que le prestataire peut utiliser ses propres solutions. Dans tous les cas, les accès doivent être limités aux besoins de la mission et désactivés à son terme.
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