Changer les statuts et déplacer le siège social de son entreprise

Deux formalités souvent liées, mais juridiquement différentes

Modifier les statuts consiste à mettre à jour le document qui fixe les règles de fonctionnement de la société. Cette modification peut concerner la dénomination sociale, l’objet, le capital, la durée, les modalités de direction ou encore l’adresse du siège social.

Le transfert du siège social est donc une modification statutaire lorsque l’adresse figure dans les statuts, ce qui est le cas le plus fréquent. Il entraîne également une mise à jour des informations déclarées au registre national des entreprises (RNE) et, selon la situation, une modification de l’extrait Kbis.

Avant la formalité : vérifier qui doit prendre la décision

La première étape consiste à identifier l’organe compétent. Les statuts peuvent attribuer le pouvoir de transférer le siège au dirigeant, aux associés ou à un organe collectif. À défaut, les règles dépendent de la forme juridique de la société.

Il faut notamment vérifier :

• la majorité exigée pour adopter la décision ;
• la nécessité de convoquer une assemblée générale ;
• les règles particulières applicables à une SARL, une SAS, une SCI ou une société anonyme ;
• la possibilité pour le dirigeant de décider seul d’un transfert dans le même département, lorsque la loi et les statuts le permettent.

La décision doit être formalisée dans un procès-verbal. Ce document doit préciser l’ancienne et la nouvelle adresse, la date d’effet du transfert ainsi que les articles des statuts modifiés.

Rédiger le procès-verbal et les statuts mis à jour

Le procès-verbal constitue la preuve de la décision sociale. Il doit être signé et conservé avec les registres de la société. Les statuts doivent ensuite être actualisés pour faire apparaître la nouvelle adresse du siège ou toute autre modification adoptée.

Il est recommandé de produire une version complète et certifiée conforme des statuts mis à jour. Une erreur d’adresse, de date d’effet ou de pouvoir du signataire peut entraîner une demande de régularisation lors du dépôt. Si le transfert modifie le ressort du tribunal compétent, il faut également anticiper le changement de greffe et les conséquences sur l’immatriculation.

Publier une annonce légale lorsque le siège est transféré

Le transfert du siège social doit faire l’objet d’un avis dans un support habilité à publier des annonces légales. Lorsque le siège est déplacé dans un autre ressort de tribunal, une publication est généralement nécessaire dans le département de départ et dans celui d’arrivée. Le contenu de l’annonce varie selon la forme de la société et la nature du transfert.

L’avis indique habituellement :

• la dénomination sociale et la forme juridique ;
• le montant du capital social ;
• l’adresse de l’ancien siège et celle du nouveau siège ;
• le numéro SIREN et la mention RCS ;
• la date de la décision et l’organe qui l’a prise.

Le coût dépend notamment du département et de la nature de l’annonce. Depuis 2021, la tarification de nombreuses annonces légales est encadrée, avec des montants forfaitaires pour certaines formalités, mais il reste préférable de vérifier le tarif appliqué au moment de la publication.

Déclarer la modification sur le guichet unique

Depuis le 1er janvier 2023, les formalités de modification des entreprises sont réalisées en ligne sur le guichet unique des formalités des entreprises, géré par l’INPI. Le déclarant renseigne la nouvelle adresse, la date de prise d’effet et les informations demandées sur la société.

Les pièces couramment nécessaires sont :

• le procès-verbal de décision ;
• les statuts mis à jour, datés et certifiés conformes ;
• l’attestation de parution de l’annonce légale ;
• un justificatif de jouissance des nouveaux locaux, selon les cas ;
• un pouvoir si la formalité est réalisée par un mandataire.

Le dossier doit être transmis dans le délai légal applicable aux modifications, généralement dans le mois suivant la décision. Le guichet unique peut réclamer des pièces complémentaires ou demander une correction. Une fois la formalité validée, les données sont transmises aux organismes concernés, notamment au registre national des entreprises.

Les points de vigilance après le changement d’adresse

Un transfert de siège ne s’arrête pas à la mise à jour du Kbis. Il faut informer les partenaires et actualiser les documents utilisés par l’entreprise : factures, devis, contrats, site internet, mentions légales, conditions générales et correspondances commerciales.

Il convient également de prévenir :

• la banque et les assureurs ;
• les clients, fournisseurs et principaux cocontractants ;
• l’administration fiscale et les organismes sociaux, lorsque la transmission n’est pas automatique ;
• le bailleur ou le domiciliataire ;
• les salariés, si le changement a une incidence sur leur lieu de travail.

Lorsque le transfert entraîne un changement de bénéficiaires effectifs, cette information doit aussi être vérifiée et déclarée dans le cadre de la formalité concernée.

Questions fréquentes sur la modification des statuts

Faut-il modifier les statuts pour un simple changement d’adresse ?

Oui, lorsque l’adresse du siège est inscrite dans les statuts. Les statuts doivent alors être mis à jour et déposés avec le procès-verbal.

Le transfert du siège nécessite-t-il toujours une annonce légale ?

Le transfert du siège social fait partie des modifications devant être portées à la connaissance des tiers. Une annonce légale est généralement requise, avec des modalités différentes lorsque le siège change de département ou de ressort.

Peut-on regrouper plusieurs modifications dans une seule formalité ?

Oui. Un changement de dénomination, d’objet, d’adresse ou de dirigeant peut être déclaré dans un même dossier lorsqu’il résulte d’une ou plusieurs décisions cohérentes. Il faut joindre les justificatifs propres à chaque modification.

Que faire en cas de demande de régularisation ?

Il faut consulter précisément le motif indiqué sur le guichet unique, corriger les informations ou ajouter les pièces demandées dans le délai imparti. En cas de difficulté, les informations officielles disponibles sur Service-Public.fr et sur le Code de commerce permettent de vérifier la règle applicable.